Как организовать выставку или ярмарку?

Выставки на территории Республики Беларусь самостоятельно организуются и проводятся субъектами хозяйствования (подпункт 4.2 пункта 4 Декрета Президента Республики Беларусь от 23 ноября 2017 г. № 7 «О развитии предпринимательства»). Процедуры согласования не проводятся.

Организация и проведение ярмарки осуществляется по согласованию с местными исполнительными и распорядительными органами по месту ее проведения и регулируется статьей 15 Закона Республики Беларусь от 8 января 2014 г. № 128-З «О государственном регулировании торговли и общественного питания в Республике Беларусь», пунктом 9.21 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. № 156, и постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15 февраля 2019 г. № 101 «О выставочной и ярмарочной деятельности в Республике Беларусь».

Организатором выставки/ярмарки может выступать государственный орган, Белорусская торгово-промышленная палата, общественная организация (объединение), объединение юридических лиц и (или) индивидуальных предпринимателей (ассоциация, союз), иное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель.

Этап 1. Проведение маркетингового анализа рынка.

Главная цель анализа – определение отраслевых ниш для выставки/ярмарки, а также оценка рисков в случае пересечения мероприятия с конкурирующими проектами.

Задачи анализа:

• определение потенциального количества участников;
• определение тенденций развития отрасли и её готовность к появлению выставки/ярмарки;
• определение субъектов отраслевого рынка (ключевых игроков, отраслевых и общественных объединений, международных отраслевых экономических связей, международных профессиональных ассоциаций, VIP-персон-координаторов);
• определение структуры управления отраслью, отраслевых программ и законодательной базы;
• анализ конкурентной выставочной среды. 

Анализ конкурентной среды:

• географический охват;
• сроки проведения;
• выставочная площадь;
• количество участников и посетителей;
• уровень цен;
• структурный и региональный профиль участников;
• государственная поддержка;
• деловая и презентационная программа;
• особенности рекламной кампании и PR;
• отзывы посетителей и участников о мероприятиях конкурентов. 

Анализ внутренних факторов организатора выставки/ярмарки:

• наличие ресурсов (бюджет, оборудование, инфраструктура) и бизнес-плана (предполагаемая экономическая эффективность проекта);
• ясность структуры мероприятия и чёткость целей;
• компетентность сотрудников;
• готовность к сглаживанию экстренных ситуаций и конфликтов;
• программа сопутствующих мероприятий;
• наличие волонтёров, помощников;
• политическая, административная и организационная поддержка;
• умение работать со СМИ. 

Заключение о перспективах выставки/ярмарки:

• знание организатором рынка;
• готовность рынка к появлению выставки/ярмарки;
• наличие механизмов профессиональной и государственной поддержки;
• профессионализм и опыт сотрудников;
• особенности конкурентной среды;
• репутация организатора;
• финансовая отдача;
• перспектива развития в будущем;
• наличие и развитие партнёрских отношений;
• влияние проекта на статус организатора. 

Этап 2. Выбор тематики выставки/ярмарки, определение формата, типа и названия выставки/ярмарки.

Определяется перечень товарных групп, отраслевых разделов выставки, ассортиментный перечень ярмарки.

Таблица 1 – Форматы мероприятия

	В2B	В2C	B2G	С2C
	Бизнес для бизнеса	Бизнес для потребителя	Бизнес для государства	Потребитель для потребителя
Цель покупки	Для развития бизнеса	Для личных нужд	Для государственных и муниципальных нужд	Для личных нужд
Средний бюджет покупки	Крупный	Небольшой	Может быть огромным	Небольшой
Объем заказов	Может быть значительным	Небольшой	Значительный	Небольшой
Количество клиентов	Ограниченное	Большое	Ограниченное	Большое
Реклама и маркетинг	Ориентированы на конкретного клиента	Ориентированы на неограниченное число клиентов	Ориентированы на информирование государственных и муниципальных заказчиков	Ориентированы на неограниченное число клиентов

Типы выставок/ярмарок:

по географическому признаку:

• региональная;
• республиканская;
• международная;
• иностранная; 

по тематическому признаку:

• универсальная;
• республиканская;
• международная;
• специализированная; 

по продолжительности (регулярности):

• постоянно действующая (от 0,5 до 1 года и более);
• временная (от 20 дней  до 6 месяцев);
• краткосрочная (1 – 5 дней, до 2-х недель);
• сезонная. 

Требования к названию:

• юридическая чистота;
• тематическая прозрачность;
• отсутствие прямых пересечений с названиями других выставочных/ярмарочных мероприятий;
• благозвучность произнесения (удобство в телефонном и информационном оповещении);
• легкость запоминания (лаконичность, аббревиатурность). 

Этап 3. Определение места и сроков проведения выставки/ярмарки.

При выборе места необходимо учитывать:

• финансовую составляющую (стоимость аренды площадки);
• размер выставочной площади и соответствие предполагаемым масштабам мероприятия;
• инфраструктуру павильона и уровень сервиса;
• возможность трансформации пространства;
• транспортную и складскую инфраструктуру павильона;
• местоположение (досягаемость для посетителя) и имидж площадки с учётом направленности мероприятия. 

При выборе сроков проведения принципиально учесть:

• сезонность мероприятия, динамику отраслевой активности, особенности развития отрасли;
• отсутствие пересечений по срокам и тематике с конкурентами (максимально возможное);
• разведение сроков проведения с устоявшимися крупными международными мероприятиями по данной тематике;
• праздничные и выходные дни;
• наличие крупных не выставочных/ярмарочных мероприятий отрасли;
• психологию посетителей, местные традиции. 

Этап 4. Составление сметной документации.

Основные статьи расходов:

• аренда выставочной площади (павильона);
• расходы по застройке, оформлению и оборудованию экспозиции;
• общие организационные расходы;
• сервисное обслуживание;
• транспортное и экспедиционное обслуживание;
• расходы на рекламную кампанию и PR;
• расходы на сувенирную продукцию и протокольные мероприятия;
• расходы на организацию деловой и культурной программы;
• расходы на социологические исследования;
• расходы на оплату труда сотрудников. 

Источники и стратегия финансирования:

• взносы участников выставки/ярмарки;
• государственное или отраслевое финансирование;
• средства специализированных внебюджетных фондов;
• спонсорские(партнёрские) средства;
• информационное партнёрство СМИ;
• доходы от предоставления организатором рекламных услуг участникам выставки/ярмарки. 

Этап 5. Разработка плана выставочного/ярмарочного мероприятия.

Составляется программа мероприятия с временными рамками, распределяются задачи сотрудников.

Этап 6. Формирование условий участия и информирование потенциальных участников выставочного/ярмарочного мероприятия.

Определяются условия участия, к которым можно отнести:

• стоимость услуг организатора для участников (регистрационный сбор, стоимость аренды выставочной площади, стандартного стенда, выставочного и презентационного оборудования, дополнительных услуг и сервиса, дизайна и художественного оформления, рекламно-информационного сопровождения и т.п.);
• порядок завоза/вывоза (хранения) экспонатов и оборудования;
• порядок согласования работ на павильоне (участниками и подрядчиками). 

Составляется список организаций, осуществляющих реализацию товаров (работ, услуг) по тематике мероприятия. Рассылаются пригласительные письма.

Этап 7. Организация подготовительного процесса.

Этот шаг включает аренду, застройку, оформление, охрану помещения; заключение договоров с участниками и подрядчиками, получение необходимых согласований; организацию транспортной логистики; отслеживание оплат, в том числе со стороны участников, если в приглашении были оговорены определенные взносы; разработку правил посещения мероприятия (режим работы, пропускной режим, правила регистрации посетителей, стоимость входных билетов (при наличии таковых), справочная информация для посетителей).

ВНИМАНИЕ! Для проведения ярмарки требуется согласование городского (включая Минский городской), районного исполнительного комитета по месту проведения ярмарки (перечень документов, необходимых для получения согласования, изложен в пункте 9.21 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17 февраля 2012 г. № 156).

Этап 8. Проведение рекламной кампании.

Публикация информации о мероприятии:

• создание сайта мероприятия (странички, группы в соцсетях);
• размещение рекламы в СМИ;
• направление в Министерство антимонопольного регулирования и торговли предложения о включении выставки в календарь выставок, организуемых в Республике Беларусь, на текущий календарный год;
• приглашение гостей. 

Этап 9. Проведение выставочного/ярмарочного мероприятия.

Необходимо придерживаться разработанного плана выставочного/ярмарочного мероприятия, оперативно реагировать на всевозможные вопросы участников и посетителей.

В случае отсутствия спроса на определенный товар (работу, услугу) предложить участникам заменить его на другой.

В ходе мероприятия целесообразно организовать сбор отзывов и рекомендаций участников и посетителей.

Этап 10. Подведение итогов (оценка качества и анализ финансовых результатов) и информирование заинтересованных.

Материал подготовлен совместно с Союзом организаторов выставок и ярмарок.